voeto.ru страница 1страница 2страница 3страница 4
скачать файл

Зелёным выделено то, что совпало в наших вопросах и файле, который мне дали. Зачёркнуты те части формулировок, которые были в файле, но которых нет у нас. Красным выделены вопросы, ответов на которые тут нет, а также части формулировок, которые я дописала, т.к. они у нас в вопросах есть.
1.Определение и сущность понятий «информация», «документ», «документирование», их нормативное закрепление.

В настоящее время не существует единого определения термина информация



Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления, сохраненные и распространяемые во времени и пространстве. Информация уменьшает степень неопределенности, неполноту знаний о лицах, предметах, событиях.

Свойства информации:объективность, полнота, достоверность, адекватность, доступность, актуальность.


Виды информации:

а) по способу восприятия: визуальная, аудиальная, тактильная, обонятельная, вкусовая.

б) по форме представления: текстовая, числовая, графическая, звуковая.

в) по предназначению: массовая, специальная, личная.


Согласно ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения":

Документ и документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Официальная формулировка в законодательстве РФ: документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

В узком смысле, документ — деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-то.

Документы различают:

-По назначению: организационные, распорядительные, информационно-справочные документы.

-По времени создания: первичные, вторичные.

-По способу изготовления: рукописный документ; машинописный; печатный;

-По типу содержания: текстовые; иконические (графические); идиографические (схемы, карты, ноты); аудиальные; мультимедийные;

-По способу представления: электронный; на бумажных носителях;

-По месту издания: внутренние; внешние;

-По направлению отправки: входящие; исходящие;

-По распространению: опубликованные; неопубликованные; непубликуемые; промежуточные;

-По необходимости технических средств: человекочитаемые; машиночитаемые;

-По уровню секретности: не секретные; секретные; с разным уровнем секретности.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения":

Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам. При этом с термином "документирование" непосредственно связано понятие "документ", определение которого было сначала закреплено в Федеральном законе от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации", а потом уже и в ГОСТе Р 51141-98.

По форме организация документирования может осуществляться децентрализованно, централизованно и смешанно. В подавляющем большинстве распространена на крупных предприятиях смешанная форма документирования, т.е. часть в основном трудоемких работ по документированию выполняется централизованно, а часть - децентрализованно в структурных подразделениях. Организация документирования обычно предусматривает этапы подготовки необходимой информации, составления, согласования, оформления и изготовления документов.


2. Определение и сущность понятий «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» и «управление документами», их нормативное закрепление.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" делопроизводство или документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Термин "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

Термин "делопроизводство" преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает прежде всего создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

ГОСТ ИСО 15489-1:2007 "Управление документами. Общие требования":

Управление документами - совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.
3. Свойства и функции документа.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Возник документ для того, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическое значение. Документ представляет собой результат отображения информации о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах.

Свойства документа. Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств):

1. атрибутивность документа – т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых – информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь). Документ имеет двуединую природу, т.е. две стороны: содержание (духовная сущность: мысли, идеи) и форму (материальную, вещественную, служащую для закрепления и передачи информации). Тезис о двойственной природе документа является аксиомой документоведения. Между информацией и материальным носителем настолько тесная связь, что принято использовать особый термин «документная информация».

2. функциональность документа – т.е. его предназначенность для передачи в пространстве и времени. Документ – многофункциональный объект, он выполняет множество функций, обусловленных потребностями общества в информации, знаниях.

3. структурность документа – т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность, сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Всякий документ обладает определенной структурой, последовательным и взаимосвязанным расположением его элементов и подсистем: как текстовой, информационной составляющей (предисловие, вступительная часть, основной текст, приложения), так и материальной составляющей (обложка, переплет, титульный лист).

Документ может быть:

-носителем информации (в сфере информационных технологий);

-средством фиксации и передачи управленческих решений (в управлении);

-способом доказательства чего-либо (в юридической сфере);

-источником фактов (в науке).

Документы многофункциональны.

К основным функциям документов можно отнести:

-информационную (документирование, хранение и предоставление информации);

-управленческую (с помощью документов решаются управленческие вопросы);

- коммуникативную (документы являются средством обмена информацией);

-правовую (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права, например, закон);

-организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например, должностная инструкция);

-научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).

Св-ва документа: юр.сила, оригинальность, подлинность, копийность документа.


4. Современная законодательно-правовая база документирования информации

Законодательно-правовая база документирования информации – это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

Законодательно-правовая база документирования информации регулирует:

-правила оформления документов; правила работы с ними; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);-внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами и другие вопросы.



Законодательно-правовая база:

-Федеральный закон от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» - содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;

- Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» - устанавливает основы придания юридического значения электронным документам;

-Закон РФ от 21.07.1993 г. № 5485 «О государственной тайне» - определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гостайны и работе с документами, содержащими ее;

-Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.1994 г. № 52-ФЗ) – содержит нормы права и положения по документам сферы гражданский правоотношений;

-Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 31.12.2001 г. № 197-ФЗ) – Содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений;

-Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.1996 г. № 63-ФЗ) – устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией;

-Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах от 07.06.1993 – определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов;

-Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – общие требования к документам и службам документационного обеспечения. 1991 год – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях. Основными целями ГСДОУ являются: упорядочение документооборота, сокращение количества документов, повышение качества документов, нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности, совершенствование работы аппарата управления.

-ГОСТ 6.38-90 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов. Стандарт устанавливает: состав реквизитов, их расположение на листе бумаги, требования к тексту и бланкам документов.

-(ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Стандарт установил: новый состав реквизитов, обновленные требования к оформлению документов, требования к тексту и бланкам документов).

(Минюст России отказал в государственной регистрации данного стандарта).



-ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения от 27.052.1998 №28. Стандарт устанавливает современное толкование терминов по делопроизводству и архивному делу. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

-ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Стандарт ввел: новые реквизиты, небольшие изменения в расположении реквизитов на поле документа. Требования по оформлению документов в соответствии с новым стандартом являются рекомендуемыми.

-Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) – содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.

-Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.2000 №68 – содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов.

-Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 – устанавливает сроки хранения документов.

-Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия.
5. Правовая база электронного документирования.

Электронный документооборот – процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами.

Правовое регулирование в сфере обращения электронных документов направлено:

-на реализацию единой государственной политики в сфере обращения электронных документов;

-обеспечение безопасности и защиты информации при ее создании, обработке, хранении, передаче и приеме;

-обеспечение прав и законных интересов пользователей электронных документов;

-правовое обеспечение технологии создания, обработки, хранения, передачи и приема электронных документов.

скачать файл


следующая страница >>
Смотрите также:
1. Определение и сущность понятий «информация», «документирование», их нормативное закрепление
910.3kb.
Половое воспитание детей дошкольного возраста определение понятий и значение полового воспитания
183.37kb.
Определение понятия «внутренние болезни». Выдающиеся клиницисты и их вклад в развитие учения о внутренних болезнях. Проблемы современной медицины
143.16kb.
Электронное портфолио учителя иностранного языка. Определение понятий и компонентный состав
119.69kb.
Вопросы к экзамену по дисциплине «Теоретическая инноватика»
110.13kb.
Вопросы по менеджменту Сущность менеджмента. Содержание понятия «менеджмент»
26.1kb.
Вопросы к итоговому государственному комплексному экзамену по специальности «менеджмент организации» специализация «Предпринимательство»
54.51kb.
Сущность конституции
68.16kb.
"Мой дом", плакат в виде сердца "Люблю тебя, моя семья"
105.65kb.
Проект документа – не для распространения
63.08kb.
1 Рынок труда 2 Экономическая сущность рынка труда
41.88kb.
Отчет по самообследованию
2219.84kb.